提供統一信息、統一應用、個性化服務展示
讓數據成為學校高效的戰略資源
真正意義的智慧服務中心
支撐多種教學模式,為學校輕松搭建新型教學空間
用數據反映學校教學基本狀态,幫助學校建立本科質量常态監測機制
全要素網絡化的内部質量保證體系
随時随地信息咨訊、事務辦理、公文處理,簡化教職工的生活與工作
雙高項目任務執行管理一站式解決,構築雙高項目任務閉環
2016
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2018智慧校園廣州論壇聯奕資訊
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您是否對以下情況深有同感:
一大波僵(報)屍(表)即将到達戰場
請做好準備……
“申報、評估、考核、總結......總之,填就對了。”
繁重的填表任務,已然蔓延到老師們日常工作的方方面面,在一定程度上增加了老師們的額外負擔,讓他們苦惱不已。究其根本是填報太過繁瑣,不僅耗時、耗力,更是費心、費事。
為老師減負,告别“表哥表姐”,拒絕再做“填表工具人”,成為當今老師們的迫切心願!
近年來,就教職工日常填表多、采集難等普遍問題,不少高校都在探索和構建教育信息化平台,建設“一表通”系統,檢查瘦身,信息共享,松綁賦能,提供切實可行的解決方案。
自“聯奕一表通”産品啟動研發以來,我們堅持問題導向,想師生所想,急師生所急,沉下心、俯下身,深入校園調查研究,着力把調研成果轉化為實實在在的成效回應。
不僅僅是減少重複填報、提高審批效率、簡化辦事流程、減輕彙總工作,更加重要、更核心的是根據學校自身需求情況,給使用部門“量身定做”,采用數據服務雙治理方式,貫通數據高質高量流轉,玩轉于N個業務場景。這波操作讓老師們直呼“太貼心了吧!!!”
接下來
跟着小奕“雲”感受一下
東北師範大學和中山大學
共4個業務部門的使用變化吧~~~
01
業績津貼發放明細采集表
東北師範大學人事處
★群體:
人事處老師
★需求:
統計各單位的具體業績津貼發放明細。
每半年需要采集一次全校各單位業績津貼發放明細報送财務處。
使用變化
各單位人事秘書
↓
線下采集津貼發放明細表(根據本單位實際情況)
↓
按照報送模闆進行半自動化核算數據(Excel公式or人工計算)
↓
填充各類表格(各單位業績津貼發放審核表、機關直屬單位業績津貼包幹核算表、學院業績津貼包幹核算表、本單位人員業績津貼發放明細表、非本單位人員業績津貼發放明細表)
↓
報送部門領導審核通過
↓
報送财務處複核
線下收集和統計計算的工作量巨大
需反複計算複核避免出錯
效率極低!!!
1)系統每半年自動下發采集任務至各單位人事秘書。
2)【一表通采集+自動彙總統計模式】
人事秘書隻需填寫業績津貼發放明細表,各單位領導初審。審核通過後,系統按照統計規則自動計算,彙總生成統計報表組,再彙總提交至人事處審核,人事處直接對結果數據進行審核即可。
業績津貼發放明細表
各單位業績津貼發放審核表
省去繁雜的計算統計工作
審批報送不跑腿
系統能夠解決的事情都交給系統來做
真正實現增效提速
奧利給!!!
(中山大學“一表通”總體建設使用數據)
02
因公臨時出國(境)計劃表
中山大學
★群體:
全校教職工、國際處老師
★需求:
便于安排好外事工作。
每年需要采集下一年度全校教職工因公臨時出國(境)的計劃。
當教職工需要出訪時,需要使用事先申報的出訪計劃進行申報。
使用變化
國際處老師通知上報(發文)
↓
各部門外事專員通知本部門教職工以EXCEL表格提交上報(郵件)
↓
初步審核、人工數據合并彙總,打印紙質材料報送給本部門領導審核通過
↓
出訪科、國際處領導審核
↓
國際處彙總審核通過的名單形成全校全年的出訪計劃,再統一編号
紙質申請層層審批、excel合并彙總
工作量較大、步驟繁瑣
鴨梨山大!!!
1)高度還原校内流程,可多級下發任務
教職工線上填報,個人基礎信息自動填充,外事專員、單位領導、出訪科、國際處逐級線上審批,業務部門更省時省心。
2)系統自動報送
審批過程中對同一部門的個人申請,系統自動按部門彙總成一條流程進行報送,審批通過後自動彙總成全校的出訪計劃。
3)提供多樣化的填報模式
對于本人不方便填報的場景,提供委托填報和管理員代填功能,填報完成通過消息通知本人。
4)打通學校辦事大廳
采集完成的出訪計劃數據自動同步到辦事大廳,與業務形成良好的聯動效果,教職工在通過辦事大廳辦理出訪申請時,自動引用用戶已上報的出訪計劃。
中山大學2021年因公臨時出國(境)計劃表
中山大學2021年因公臨時出國(境)計劃情況表
系統通知到位、線上審批不跑腿
提高業務流轉效率
縮短采集時間、數據自動同步
彰顯數據治理價值
實現無紙化管理
極大地減輕了各方人員的工作量!
03
二級黨組織數據工作履職情況月報表
中山大學
★群體:
二級黨組織書記、黨辦老師
★需求:
一是,為推進學校基層黨建,切實解決好學校黨委巡察工作中發現的突出問題。黨辦人員需在每月10日前更新月報表的月度工作任務部分,二級黨組織書記需在每月20日前完成填報并提交。
二是,為開展好二級黨組織書記抓基層黨建述職評議年度考核工作。黨辦人員需在年末對月報表各事項完成情況歸并形成年度工作一覽表,作為重要參考依循。
使用變化
通過企業微信/短信/郵件等方式發送提醒,完成月報工作。
實際工作中常常出現遲交或忘交
無法定時定期完成工作情況收集
工作量大大大!難度大大大!
1)設置循環任務
每月自動生成任務,自動催辦,減少人力投入,對固定時間未提交者進行短信提醒,幫助用戶形成良好習慣,讓常态化工作更高效。
2)按需更新任務
對于基礎規定動作跟蹤部分的内容,每月累加,自動展示;對于月度落實情況反饋,由黨委辦公室自行維護每月新增填報數據,二級黨組織書記進行填寫,操作簡單。
3)自動每期累加
用戶填報數據可每期累加,化身記事本,年度情況一目了然。
4)數據即需即取
線上歸檔數據清晰,按時間按部門劃分,即需即取,支持彙總成表,支持月度篩選查看。
隻需設置好任務規則
通知、彙總、催辦統統由系統自動完成
不僅可以對工作進展、效果綜合分析“挖病竈”
對重點、薄弱環節幫促指導“開藥方”
推動工作解難題、破瓶頸、見成效
還是黨委抓好基層工作的助推器
營造各級比學趕超的良好氛圍!
04
重點發展項目預計執行情況
中山大學
★群體:
項目負責人、預算處老師
★需求:
預算處每月要收集學校重點發展項目的執行情況,并對采集的數據做各維度的統計報送校領導(現要求按周報送)目前涉及十幾個單位每周幾百個重點發展項目,且統計維度較為豐富。
使用變化
線下跟進每個項目負責人,了解具體的進度執行情況,然後彙總分析完成月報送。
無法定時定期完成
項目執行情況的收集工作
無法滿足上報頻率的要求
這簡直是個噩夢!
1)設置定時任務
制定标準的數據采集模闆,需要報送的項目數據由預算處定期上傳,設置定時任務,每周自動下發采集任務給各單位的對口老師填報,自動催辦,減少業務部門催辦人力,确保每周填報效果及業務規範性。
2)系統自動填充
系統根據填報人所負責的項目自動加載出明細項目列表,填報時系統自動讀取上一次的填報内容,隻需在上周的執行進度上進行修改即可完成上報,大幅提高工作效率,減少重複性工作。
3)系統自動運算
填報過程中各類費用數據自動運算與校驗,減輕填報的工作量,也提高數據的準确性。
4)數據自動彙總
實時掌握采集進度,數據自動彙總生成台賬表。對于報送緩慢的,可進行催辦、定時提醒,必要可進行自動督辦。
5)打通數據采集和分析平台
實現自下而上自動化實時的數據報送、數據分析,快速生成分析報表呈送校領導。
隻需設置好任務規則
任務全生命周期監控工作
由系統自動完成、數據下發精準可控
簡化任務發布與填報内容、自動同步
支持權限控制、操作留痕
實時掌握采集進度及各項目進度
數據即采即分析
各項工作進展一目了然!
東北師範大學和中山大學所用的“一表通”,是基于解決以上乃至更多業務場景的一個數據填報管理系統。
它不僅能夠實現報表中常規功能,具備一次錄入、重複使用、自動填充、共享互通的特點,規範業務流程,簡化辦事環節,讓數據多流轉,教工少動手,還能實現互聯網與部門服務工作的共同配合,無論是單次小範圍簡單/複雜報表采集、多部門多節點審批報表采集、周期性複雜報表采集工作,一表通都能輕松搞定。
通過呈現在師生們指尖的小變化,讓大家感受到智慧校園建設有溫度的大實效,這是聯奕的使命。
相倚為強·未來可期
高校的信息化建設從來不是某個軟件系統單槍匹馬奮鬥就可以完成的,一表通也并不是孤膽英雄。
未來的一表通,要與校内其他系統深度融合,建設和完善師生“一張表”,沉澱個人數據,切實做到填表時個人數據預填充,真正實現最多填一次。其次,能夠結合學校信息化建設的情況,繼續下沉到二級單位業務,了解部門填表痛點,以學校各單位的個性化需求為驅動,重點上線部門業務系統無法支撐、改動成本較大、影響用戶面較廣的填表場景。
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我們下期再見~
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